Мирослава Пустовит

Нашу роботу можна порівняти з роботою лікаря

Сучасний світ постійно змінюється. З’являються нові виклики та нові можливості. Зростає конкуренція і вимоги до сервісу та якості послуг. Тримати руку на пульсі сьогодні означає залишатися на крок попереду конкурентів. Це потребує постійного вивчення ситуації на ринку й вдосконалення процесів, які ще вчора здавалися бездоганними. «Досягти успіху – лише половина справи, – вважає спеціаліст з бізнес-процесів Мирослава Пустовит. –  Історія українського бізнесу знає багато прикладів, коли лідери ринку йшли у небуття. Ми не такі! 26 років нашого успіху довели не тільки нашу життєздатність, а й вміння підійматися вгору навіть тоді, коли обставини, здається, непереборної сили, тягнуть вниз. Ми навчилися перемагати та це стало стратегією нашої компанії».

Коли народився ваш відділ і за чиєю ініціативою?

Відділ бізнес-процесів був заснований у лютому 2012 року за рішенням власника.

Першим співробітником, а надалі керівником відділу стала Тетяна Вікторівна Бєлова. Я прийшла сюди працювати за її запрошенням. Спочатку нас було двоє, але вже наприкінці 2012 року кількість спеціалістів відділу дорівнювала чотирьом.

Першим нашим проєктом стало впровадження автоматизованого документообігу в компанії та автоматичного формування завдань для виконавців процесів згідно з затвердженими маршрутами. Тоді компанія однією з перших у Харкові реалізувала електронне узгодження службових доручень між підрозділами, що дозволило налагодити виконавчу дисципліну та покращити інформування усіх учасників процесів.

Наступним цікавим проєктом була участь спеціалістів нашого відділу у команді по запуску сучасного автоматизовано складу. Використання такого складу дозволило значно скоротити час обробки замовлень та своєчасно забезпечувати наші аптеки необхідними ліками. Він розпочав свою роботу у 2014 році.

Яка головна місія у підрозділу?

Наша місія – забезпечити сталий розвиток компанії. А для цього необхідно, щоб усі підрозділи працювали як єдиний механізм. Безлад і хаос неприпустимі! Нашу місію можна розкласти на 3 компоненти:

• інтеграція очікувань власників компанії у кожен бізнес-процес;
• створення зрозумілих для виконавців бізнес-процесів;
• постійне вдосконалення та покращення всіх процесів, які відбуваються в компанії.

В команді відділу бізнес-процесів у кожного фахівця є своя спеціалізація. Ми з Тетяною Вікторівною відповідаємо за кадрову політику та автоматизацію процесів, пов’язаних з персоналом. А наші колеги Дмитро Негода і Єгор Андросов відповідають за процеси відкриття нових аптек і удосконалення програмного забезпечення процесів реалізації в аптеках.

Такі глобальні завдання потребують чіткого алгоритму дій. Інакше з таким обсягом чотирьом людям навряд чи вдалося б впоратися.

Так, обсяг дуже великий, але ще більша відповідальність, адже похибки в нашій роботі боляче вдарять по всіх працівниках.

Робота відділу базується на регулярних нарадах  з власником компанії, де узгоджуються пріоритетні напрямки роботи та відбувається звітування співробітників відділу щодо виконання доручених проєктів.

Надалі робота проводиться у робочих групах, до складу яких включені всі виконавці певних процесів та зацікавлені особи. В результаті такого спілкування ми виявляємо проблеми, які призводять до негативних наслідків або збитків компанії. Далі ми маємо розробити методи удосконалення цих процесів, щоб позбутися існуючих проблем, а також створити алгоритми, схеми та опис процесів для їх автоматизації. Згодом вони стають основою для формування технічного завдання для програмістів.

Після того, як виконана автоматизація процесів, спеціалісти нашого підрозділу проводять їх тестування та «шліфування». Коли процес визнається досконалим, для його безпосередніх виконавців проводиться презентація з подальшим навчанням та супроводом впродовж усього періоду дослідної експлуатації автоматизованого процесу. Завершенням цього етапу стає робоча інструкція для кожного виконавця, яка розміщується у зручному для використання місці.

Чи змінилися пріоритети в роботі вашого відділу під час війни?

Напрямки та пріоритети лишилися майже без змін. Посилився акцент на автоматизації процесів – був запроваджений чат-бот, автоматизовані процеси роботи з персоналом та відкриття нових аптек тощо.

А от темп роботи змінився. Воєнний стан вимагає більш відповідального ставлення до процесів і не дозволяє розслабитися не тільки співробітникам відділу, а й робітникам інших підрозділів компанії. Тому сьогодні відбувається значне скорочення термінів впровадження процесів та їх автоматизації, а також підвищується інтенсивність роботи над змінами у діючі процеси.

Команда залишилася в Харкові чи роз’їхалася? Як зараз організований процес роботи?

Більшість працівників відділу вимушена працювати віддалено, але на якість роботи це жодним чином не впливає. Ми активно спілкуємося і погоджуємо свої дії за допомогою сучасних інструментів комунікацій.

Як складаються стосунки з працівниками підрозділів, роботу яких ви вдосконалюєте? Чи не сприймають вас як свого роду ревізорів?

Нашу роботу можна порівняти з роботою лікаря, який іноді вимушений робити боляче своєму пацієнту задля його одужання. Авіцена свого часу сказав: «Нас троє: ти, я і хвороба. Якщо ми об’єднаємось, то зможемо перемогти хворобу».

Тому якщо «пацієнт» має намір одужати, то він розуміє, що наступним кроком після болю стане полегшення і завтра буде значно краще. Він стає однодумцем та починає активно співпрацювати.

Такий напружений графік роботи та розмаїття напрямків, серед яких немає другорядних, загрожують емоційним вигоранням. Як «реабілітуєте» себе і колег?

Професія спеціаліста з бізнес-процесів (процесника) вже передбачає наявність здатності одночасно вирішувати найрізноманітніші завдання. Тому більшість з нас вже має імунітет до емоційного вигорання. А стрес знімаємо гумором та добрим словом.

Які ноу-хау в нашій компанії вважаєте доречним і необхідним застосувати найближчим часом?

Налагодити ефективне та оптимальне використання ресурсів, які вже є в компанії (програмні, процесні тощо). Більш детально поки сказати не можу – це передчасно. Але обіцяю згодом розповісти про реальні досягнення нашого відділу та отримані результати.

Що вважаєте головним показником успіху вашого відділу?

Коли процеси починають працювати без нашого втручання. Якщо виконавці не ставлять додаткових питань і чітко розуміють, як, що і коли їм робити, це означає, що процес запущений. В компанії як мінімум на одну проблему стало менше, отже, ми зробили ще один крок до вершини.

Дата створення: 07.04.2023                Дата оновлення: 19.04.2023